Дата корпоратива согласована, площадка забронирована, программа готова — и тут выясняется, что добираться сотрудникам предстоит кто как сможет: кто-то на личном авто, кто-то на такси, а кто-то из другого конца города вообще не уверен, что успеет вовремя. Транспортный вопрос часто остаётся на самом последнем месте в списке подготовки к мероприятию, хотя именно от него зависит, соберётся ли коллектив вовремя и в полном составе.
Перевозка сотрудников на корпоративное мероприятие требует заранее продуманного маршрута, времени отправления и возвращения, количества пассажиров и подходящего транспорта. Для организованной группы аренда автобуса с водителем позволяет доставить сотрудников к месту мероприятия и вернуть их обратно по согласованному маршруту. Разберём, как организовать эту логистику от начала до конца.
Зачем нужен отдельный транспорт для корпоративного мероприятия
Организованная перевозка решает сразу несколько задач, которые сложно закрыть, полагаясь на то, что каждый доберётся сам:
- собрать сотрудников в одной точке перед выездом;
- доставить группу к месту проведения мероприятия одновременно;
- минимизировать необходимость добираться самостоятельно на личном транспорте или такси;
- организовать возвращение после завершения мероприятия;
- соблюдать согласованный график, не зависящий от того, как быстро каждый сотрудник найдёт дорогу.
Отдельно стоит уточнить: организованный транспорт не всегда автоматически означает экономию расходов — итоговая выгода зависит от количества сотрудников, расстояния и условий конкретной поездки, поэтому стоимость лучше сравнивать индивидуально под свою ситуацию.
Какие корпоративные мероприятия требуют организованной перевозки
Потребность в едином транспорте возникает в самых разных сценариях:
- корпоративные праздники;
- тимбилдинги;
- выезды на природу;
- корпоративы за городом;
- юбилеи компании;
- спортивные мероприятия;
- конференции;
- форумы;
- выставки;
- праздничные мероприятия;
- экскурсионные поездки сотрудников.
Общий признак всех этих сценариев — группа сотрудников, которой нужно оказаться в одном месте в одно время, а затем так же организованно вернуться обратно.
Как организовать перевозку сотрудников на корпоратив
Организация транспорта удобно раскладывается на четыре последовательных шага.
- Определить количество пассажиров. Учитывайте не только самих сотрудников, но и организаторов мероприятия, а также сопровождающих, если они предусмотрены.
- Определить место проведения. Важно заранее знать точный адрес, особенности подъезда, место высадки и возможность разворота и остановки автобуса — особенно если площадка находится за городом.
- Согласовать время. Определите время сбора сотрудников, отправление, время прибытия, продолжительность самого мероприятия и время обратного выезда.
- Выбрать транспорт. Учитывайте количество пассажиров, длительность поездки, маршрут, объём багажа и требования к комфорту.
Как выбрать автобус для корпоративного мероприятия
При подборе транспорта именно для корпоративного мероприятия стоит обращать внимание на:
- количество сотрудников;
- продолжительность маршрута;
- расстояние до площадки;
- объём багажа, если он предполагается;
- необходимость ожидания автобуса на месте на протяжении мероприятия;
- количество точек посадки, если сотрудники собираются из разных районов;
- продолжительность самого мероприятия.
Более общие принципы выбора вместимости и класса транспорта под группу разобраны в отдельном материале о том, как выбрать автобус для группы.
Автобус или микроавтобус для корпоратива
Выбор класса транспорта зависит от размера коллектива и характера поездки.
| Критерий | Микроавтобус | Автобус |
| Размер группы | Небольшая | Средняя и большая |
| Количество мест | Меньше | Больше |
| Маршрут | Городской и междугородний | В том числе дальние |
| Багаж | Зависит от модели | Обычно больше возможностей |
| Организация группы | Подходит небольшим коллективам | Удобен для единой поездки большой группы |
Конкретное количество мест всегда зависит от модели конкретного транспортного средства, поэтому точный выбор лучше согласовывать с перевозчиком. Подробнее о том, что учитывать при выборе между микроавтобусом и автобусом, рассказано в отдельном материале.
Как организовать посадку сотрудников
Практические шаги для организации сбора коллектива перед выездом:
- определите одну или несколько точек сбора, в зависимости от того, где живут сотрудники;
- сообщите сотрудникам точное время сбора заранее;
- сформируйте список пассажиров;
- назначьте ответственного за координацию посадки;
- предусмотрите время на саму посадку, особенно для крупного коллектива;
- проверьте наличие всех участников перед отправлением.
Подробнее о том, как физически организован процесс посадки группы, рассказано в отдельном материале — как проходит посадка группы в автобус.
Перевозка сотрудников на корпоратив за город
Загородные мероприятия добавляют к организации транспорта несколько специфических моментов:
- большее расстояние по сравнению с городским мероприятием;
- необходимость заранее продумать маршрут, включая подъездные пути;
- ограниченную доступность общественного транспорта в качестве альтернативы;
- организацию обратного трансфера после завершения программы;
- возможное ожидание автобуса на месте до конца мероприятия;
- особенности подъезда к конкретной базе отдыха или загородной площадке.
Если планируете именно выезд на природу с полноценной программой мероприятия, а не только транспортный вопрос, подробнее об организации такого формата рассказано в отдельном материале о том, как организовать корпоративный выезд на природу.
Как организовать обратный трансфер
Возвращение сотрудников после мероприятия — не менее важная часть логистики, чем доставка на место. Стоит заранее определить:
- время окончания мероприятия;
- место посадки для обратного выезда;
- время отправления обратно;
- возможные изменения программы, которые могут сдвинуть график;
- контакт ответственного сотрудника на случай уточнений в день мероприятия.
Особенно это актуально для загородных корпоративов, где после завершения программы у сотрудников нет альтернативного способа быстро вернуться в город.
Что учитывать при перевозке большой группы сотрудников
Для крупного коллектива стоит заранее продумать:
- точное количество пассажиров;
- необходимое количество автобусов, если группа не помещается в один;
- точки сбора для разных частей коллектива;
- время посадки с учётом масштаба группы;
- багаж участников;
- единый маршрут или несколько маршрутов при необходимости;
- общую координацию участников на всех этапах поездки.
Как сделать поездку комфортной
Комфорт в дороге напрямую влияет на настроение сотрудников ещё до начала самого мероприятия. Стоит обращать внимание на:
- удобные кресла;
- работу кондиционера;
- общую вентиляцию салона;
- комфортный салон в целом;
- достаточное пространство для багажа;
- длительность маршрута;
- возможность остановок при необходимости.
Более подробно о том, из чего складывается комфорт автобусной поездки, рассказано в отдельном материале — от чего зависит комфорт поездки.
Сколько стоит перевозка сотрудников на корпоратив
Точную стоимость невозможно назвать без расчёта под конкретную поездку — она зависит от:
- расстояния;
- маршрута;
- количества пассажиров;
- типа автобуса;
- продолжительности аренды;
- времени ожидания на месте мероприятия;
- количества точек посадки;
- особенностей конкретной поездки.
Подробный разбор факторов, влияющих на итоговую стоимость перевозки, представлен в отдельном материале.
Почему лучше заранее заказать автобус
Раннее планирование транспорта даёт несколько практических преимуществ:
- проще подобрать подходящий транспорт нужной вместимости;
- можно заранее согласовать маршрут, включая нестандартные точки посадки;
- легче организовать несколько точек сбора для крупного коллектива;
- проще встроить транспортную логистику в общую программу мероприятия.
Чем раньше вы обращаетесь к перевозчику, особенно на популярные даты, тем больше выбор подходящего автобуса на нужное время.
Аренда автобуса для корпоратива в Чебоксарах
«Круиз21» предоставляет автобусы и микроавтобусы с водителем для перевозки сотрудников на корпоративные мероприятия — от городских праздников до выездов за город.
Планируете корпоративное мероприятие в Чебоксарах или за городом? Сообщите количество сотрудников, дату, маршрут и время мероприятия — это позволит подобрать подходящий транспорт и спланировать поездку, включая организацию обратного трансфера.
Часто задаваемые вопросы
Как организовать перевозку сотрудников на корпоратив? Нужно определить количество участников, место проведения, точки посадки, время мероприятия и обратного выезда, после чего подобрать подходящий автобус.
Какой автобус выбрать для корпоратива? Транспорт выбирают по количеству пассажиров, расстоянию, продолжительности поездки, объёму багажа и особенностям маршрута.
Что лучше для небольшого коллектива — автобус или микроавтобус? Зависит от количества участников и требований к поездке. Для небольшой группы может быть достаточно микроавтобуса, для более многочисленного коллектива удобнее автобус.
Можно ли организовать корпоративный трансфер за город? Да. При планировании загородной поездки важно заранее согласовать маршрут, место проведения, время отправления и обратного выезда.
Сколько стоит автобус на корпоратив? Стоимость зависит от маршрута, расстояния, типа транспорта, количества пассажиров и продолжительности аренды.
Можно ли организовать несколько точек посадки сотрудников? Такая возможность зависит от маршрута и условий перевозки. Точки посадки лучше согласовать заранее.
Перевозка сотрудников на корпоративное мероприятие — это логистическая задача, которая решается заранее продуманным маршрутом, чётким графиком и правильно подобранным транспортом. Организованная доставка туда и обратно снимает с сотрудников заботу о том, как добраться, и позволяет всем сосредоточиться на самом мероприятии — ради которого, собственно, всё и затевалось.